Se você está no último ano do ensino médio, certamente já parou para pensar que, muito em breve, não estará mais diariamente com os amigos que estudam com você. Portanto, é importante que as celebrações da formatura sejam especiais e fiquem gravadas na memória de todos para sempre.
Para que tudo saia do jeito que você espera, no entanto, é preciso que haja muita organização na preparação do evento. Se as responsabilidades não estão centralizadas em um grupo de pessoas, vocês correm o risco de não conseguir deixar tudo pronto a tempo. Evite que isso aconteça: monte uma comissão de formatura!
Ainda não ficou convencido sobre a importância de ter um grupo responsável pela organização e tomada de decisões do evento? Então, confira a lista que preparamos com os 4 motivos pelos quais montar uma comissão de formatura é essencial para o sucesso da festa!
1. A prestação de contas fica mais transparente
Com a constituição de uma comissão de formatura, o tesoureiro ou coordenador de finanças ficará responsável pela elaboração e divulgação de um demonstrativo de gastos, o que torna o processo muito mais transparente.
Dessa maneira, fica mais fácil acompanhar como está sendo empregado o dinheiro arrecadado e quanta verba ainda há disponível em caixa para gastar com possíveis imprevistos ou gastos.
2. Montar uma comissão de formatura agiliza a pesquisa de fornecedores para o evento
Se os graduandos optarem por montar uma comissão de formatura, o processo de pesquisa de fornecedores para o evento é simplificado.
Isso porque uma pessoa — ou mais, se houver necessidade — se encarregará de pesquisar os melhores preços e serviços e apresentar à comissão as opções mais vantajosas.
Imagine quanto tempo seria gasto analisando propostas e debatendo opções se cada um dos formandos decidir apresentar os fornecedores que julgam mais adequados?
Centralizar esse tipo de atividade facilita a tomada de decisões e torna o processo mais ágil, permitindo que você se dedique mais a outras tarefas importantes, como a preparação para o vestibular.
3. A escolha de oradores e paraninfos é mais organizada
Tendo em vista a quantidade de decisões que precisam ser tomadas para a organização de um evento do porte de uma formatura, agilidade é essencial.
Se há, por exemplo, um representante de cada sala na comissão de formatura, ele ficará responsável por apresentar a opinião da sua turma ao grupo. Além disso, a votação e escolha de nomes de oradores, paraninfos e patronos, por exemplo, acontecerá de maneira muito mais rápida e democrática do que se não houvesse a comissão.
4. Os direitos e deveres ficam claramente definidos
Se a sua turma optar por montar uma comissão de formatura, vocês poderão definir direitos e deveres de maneira mais clara, e inclusive criar um documento que estabeleça as normas para a realização do evento.
Esse documento determinará os deveres de cada um dos membros, a maneira como serão realizadas as prestações de contas do dinheiro arrecadado e os prazos para contratação de fornecedores, por exemplo.
Com as atribuições claramente definidas, fica mais fácil para os graduandos acompanharem o andamento da organização da festa e encaminharem suas sugestões e críticas através do representante de cada turma.
Assim, a comunicação fica livre de ruídos e o processo todo flui mais rapidamente, evitando contratempos de última hora, que acabam gerando estresse em um momento que deveria ser somente de celebração e alegria.
Gostou de entender um pouco mais sobre a importância de montar uma comissão de formatura para o sucesso do seu evento? Então não se esqueça de nos seguir no Facebook, Instagram e LinkedIn para estar sempre por dentro de novidades sobre o assunto!
