São anos de estudos, trabalhos, prazos apertados, emoções à flor da pele e, claro, muitas provas. Nada mais justo do que encerrar essa etapa em grande estilo cercado de amigos e familiares em uma linda festa de formatura.
Para que ela seja inesquecível, nada pode dar errado, a começar pela entrada no local. Já imaginou os seus convidados, criteriosamente selecionados, enfrentando uma fila gigantesca na porta? Ou então dar de cara com rostos totalmente desconhecidos no meio da festa?
Assumir o controle da entrada de pessoas de maneira organizada e confortável para todos que estejam na lista de convidados é uma das garantias de que a festa será um sucesso.
Se essa parece uma missão impossível para a sua comissão de formatura, não se preocupe! Mostraremos agora as melhores maneiras de não tumultuar a entrada e acabar com as chances de qualquer penetra na sua festa. Veja só:
Tenha uma lista prática de convidados
Lista de papel na porta de eventos com grande número de convidados é uma péssima escolha. Por mais que três pessoas do cerimonial realmente confiram nome por nome, o processo é demorado. Quando a situação fica crítica — convidados cansados e irritados na fila —, a lista deixa de ser utilizada com rigor, facilitando a entrada de pessoas indesejadas.
Para não errar, opte pela praticidade escolhendo uma ferramenta que gerencie a lista de convidados por dispositivos móveis. Por meio de buscas automáticas, contadores e filtros, o controle da entrada da festa de formatura pode ser feito de maneira bem mais ágil e segura do que a lista tradicional de papel.
É fundamental que a lista completa de convidados esteja acessível na entrada do evento. Ela pode funcionar sozinha ou como suporte dos itens a seguir.
Utilize check-in pelo smartphone
Muito utilizado em entradas de shows, festivais e eventos corporativos, o aplicativo instalado em smartphone faz a leitura do ingresso em poucos segundos por meio do código QR. Neste caso, é imprescindível que cada convidado tenha em mãos o convite impresso ou digital para a validação do código e, então, poder entrar no evento.
O método é seguro e rápido, mas precisa de investimento financeiro. A comissão de formatura deve avaliar a necessidade do aplicativo em relação ao total de número de convidados e se o custo é compatível com o orçamento. Com o planejamento certo, é possível evitar surpresas que possam arruinar a festa de formatura.
Distribua pulseira de identificação
Outra opção são as famosas pulseirinhas de identificação, que podem ser personalizadas para a festa de formatura, numeradas e utilizadas até mesmo como convite. Por serem distribuídas com antecedência, os convidados precisam colocá-las no pulso antes de chegar na porta da festa. O cerimonial confere a sua autenticidade e libera a entrada.
Como a quantidade de pulseiras entregues é limitada ao número de pessoas da lista de convidados, somente quem estiver usando poderá entrar. Mas pode acontecer de algum convidado esquecer a dele em casa. Neste caso, a lista é primordial para que um convidado não seja barrado injustamente. Lembre-se de deixar algumas pulseiras novas com o cerimonial para situações como essa.
E então, para você, qual é a melhor opção para controlar a entrada de pessoas na festa de formatura? Deixe a sua opinião aqui nos comentários!
